İdari İşler Müdürü
Pozisyon Amacı:
İdari İşler Müdürü; şirketin bina, tesis, güvenlik, temizlik, ulaşım, yemek, bakım-onarım, arşiv ve genel destek hizmetlerini etkin şekilde yöneterek tüm idari operasyonların kesintisiz, verimli ve maliyet kontrollü şekilde yürütülmesinden sorumludur.
Temel Sorumluluklar:
- Güvenlik, iç güvenlik, personel ulaşımı, yemekhane, bina teknik işleri, bahçe bakımı vb. tüm idari hizmetlerin operasyonel yönetimini sağlamak,
- Hizmet sağlayıcı firmalarla yapılan sözleşme süreçlerini planlamak, yürütmek ve takip etmek,
- Hukuk birimi ile koordineli şekilde önleyici hukuk hizmetlerini yürütmek; bu kapsamda sözleşme takibi, mevzuat değişikliklerinin izlenmesi, uyuşmazlık süreçlerinin yönetimi, hukuki yazışmaların hazırlanması ve icra takiplerinin takibini gerçekleştirmek,
- Sağlık birimi süreçlerini planlamak ve yönetmek,
- Marka izleme, tescil ve koruma süreçlerinin takibini yapmak,
- İSG süreçlerini yönetmek ve ISO 45001 standardına uygunluğu sağlamak,
- Çevre yönetim sistemini yürütmek ve ISO 14001 standardı doğrultusunda uygulamaları denetlemek,
- Şirket araç filosunun yönetimini sağlamak; havuz araç sistemi, bakım-onarım süreçleri, trafik cezası ve yakıt takibini gerçekleştirmek,
- Ofis ekipmanları, demirbaş ve sarf malzeme ihtiyaçlarını belirleyip tedarik, envanter ve stok süreçlerini yürütmek,
- Ofis genelinde temizlik, hijyen ve düzenin sağlanmasını denetlemek,
- Ortak alanların kullanımında düzen ve disiplinin korunmasını sağlamak,
- Güvenlik firması, bina yönetimi, belediye ve diğer resmî kurumlarla gerekli iletişim ve koordinasyonu yürütmek,
- İdari işler bütçesini hazırlamak, bütçe takibi ve maliyet kontrolünü sağlamak,
- Yangın, acil durum ve bina tahliyesi gibi konularda teknik ekiplerle iş birliği içinde önleyici prosedürler geliştirmek,
- Periyodik denetimler, iç kontrol faaliyetleri ve raporlamalar yoluyla üst yönetime düzenli bilgi sunmak,
- Yeni lokasyon açılışları, bina taşınmaları vb. operasyonlarda lojistik koordinasyonu sağlamak,
- Arşivleme ve belge imha süreçlerini mevzuata uygun şekilde yürütmek.
Aranan Nitelikler:
- Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun,
- İdari işler, tesis yönetimi veya destek hizmetleri yönetimi alanında minimum 7 yıl deneyimli,
- Bina yönetimi, teknik bakım-onarım, filo ve sözleşme yönetimi konularında bilgi sahibi,
- MS Office sistemlerini etkin kullanabilen,
- Planlama, kriz yönetimi, bütçe takibi ve raporlama konularında yetkin,
- İletişim ve koordinasyon becerileri güçlü, temsil kabiliyeti yüksek,
- Takım yönetiminde tecrübeli, çözüm odaklı ve sonuç takibi güçlü.
